С чего начинается проверка
Каска на голове, костюм на человеке, ботинки выдали ещё весной. Приходит проверка и просит документ: кому, что, когда и какого размера. Кладовщик достаёт тетрадь в клетку, где написано «Петров — костюм, ботинки». Дат нет, подписей половина, часть страниц залита кофе.
Обязанность обеспечить работников средствами индивидуальной защиты записана в статье 221 ТК РФ. Как её исполнять — в Правилах обеспечения работников СИЗ и смывающими средствами, утверждённых приказом Минтруда России от 29.10.2021 № 766н. Они действуют с 1 сентября 2023 года и заменили прежние Межотраслевые правила (приказ № 290н), по которым многие до сих пор печатают бланки. Учёт выдачи ведут по личной карточке, рекомендуемый образец приложен к самим Правилам — брать его лучше оттуда, а не из первой ссылки в поиске.
Карточкой работодатель показывает, что СИЗ дошёл до конкретного человека, и другого способа подтвердить это у него нет. Нет записи и подписи — считается, что выдачи не было. Дальше разговор идёт по части 4 статьи 5.27.1 КоАП РФ: штраф на должностное лицо от 20 до 30 тысяч рублей, на юридическое лицо — от 130 до 150 тысяч. При несчастном случае карточку запрашивают на первой неделе расследования, и вопрос «был ли обеспечен» упирается в одну строку с росписью.
Что вписывают в графы
Образец из Правил делится на две части: шапка по работнику и строки движения СИЗ. Шапку заполняют один раз при приёме и правят, когда человек меняет должность. Строки добавляются каждый раз, когда со склада что-то ушло.
| Часть карточки | Что вписывают | Откуда берут |
|---|---|---|
| Шапка | ФИО, табельный номер, профессия, подразделение, дата приёма и дата изменения должности | кадровые документы |
| Размеры | рост, размер одежды, обуви, головного убора, СИЗОД, размер перчаток | замеряют при приёме, вписывают со слов работника |
| Норма выдачи | пункт норм работодателя, наименование СИЗ и количество на период | нормы, утверждённые в компании |
| Строка выдачи | наименование, номер сертификата или декларации соответствия, количество, дата, подпись работника | склад и документы поставщика |
| Строка возврата | дата, количество, процент износа, подпись принявшего | склад |
Нормы выдачи компания утверждает сама — на основе Единых типовых норм (приказ Минтруда России от 29.10.2021 № 767н), результатов спецоценки и оценки профессиональных рисков. В карточке ссылаются именно на внутренние нормы, а не на отраслевой документ двадцатилетней давности.
Образец в приложении к Правилам — рекомендуемый. Графы можно добавлять, если вам их не хватает: инвентарный номер для дорогих СИЗ вроде страховочной привязи, дату окончания срока носки, номер объекта, на который человек ушёл. Убирать обязательные реквизиты нельзя.
У бетонщика Иванова в шапке стоят рост 182, размер костюма 52-54, обувь 43. 12 марта кладовщик выдал ему костюм для защиты от общих производственных загрязнений: одна штука, номер декларации соответствия переписан с ярлыка партии, рядом подпись Иванова и подпись кладовщика. В ноябре Иванов сдал костюм при переводе на другой объект — дата возврата, износ, подпись принявшего, строка закрыта.
Бумага, Excel или программа учёта
Правила прямо допускают вести учёт выдачи СИЗ в электронной форме. Условие одно: должно быть понятно, что СИЗ получил именно этот работник — через электронную подпись или другой способ идентификации. Файл в Excel сам по себе этому не отвечает, подписать его работнику нечем.
| Бумажная карточка | Файл в Excel | Программа учёта | |
|---|---|---|---|
| Подпись работника | живая, вопросов не вызывает | нечем подписать | ЭП или другой способ идентификации |
| Найти карточку уволенного | папка в вагончике, если папку не увезли | поиск по файлу, если файл не переименовали | по фамилии в базе |
| Связь со складом | остатки считают отдельно | второй файл, который расходится с первым | списывается при выдаче |
| Срок носки | помнит кладовщик | формула, которую однажды кто-то сломает | считается от даты выдачи |
| Пять объектов сразу | пять папок в пяти вагончиках | пять файлов и вопрос, какой свежее | одна база на компанию |
Чаще всего на стройке живёт третий вариант, которого в таблице нет: бумажная карточка в папке плюс файл в Excel для отчётности. Данные в них расходятся к концу первого квартала.
Где карточка рвётся на стройке
Оформить её несложно, сложности начинаются, когда люди двигаются между объектами. Работник пришёл на объект в понедельник, во вторник его перекинули на другой, в пятницу он уволился. Кладовщик на первом объекте карточку завёл, на втором завели вторую, потому что первой не видели. Спецовку человек увёз с собой.
Второе больное место — возврат. Пока СИЗ числится за работником, он материально ответственный, но взыскать что-то можно, только имея на руках подпись о выдаче. Статья 248 ТК РФ разрешает взыскать сумму ущерба в пределах среднего месячного заработка по распоряжению работодателя, если распоряжение сделано не позднее месяца со дня, когда размер ущерба установлен. Плюс ограничение статьи 138 ТК РФ: не больше 20 процентов от выплаты. Без записи в карточке ни одна из этих статей не работает, доказывать нечего.
Пример, подставьте свои числа. Бригада 25 человек. Комплект: костюм 3 200 ₽, ботинки 2 800 ₽, каска 600 ₽ — 6 600 ₽ на человека. За сезон сменилось девять человек, спецовку сдали четверо. Пять невозвращённых комплектов — 33 000 ₽, и это по одной бригаде за один сезон.
Третье — сроки носки. Костюм выдан в марте, норма годовая, в марте следующего года его надо менять. Если дата выдачи лежит только в бумажной карточке, про замену вспоминают, когда костюм расползся или когда пришла проверка.
Как это ведут в STROICON
Отдельного модуля «СИЗ» в системе нет. Учёт выдачи собирается из двух работающих частей — склада и кадров.
Кладовщик заводит спецодежду в номенклатуру склада так же, как арматуру или мешки со смесью: приход по накладной, партия, количество, цена. Выдачу оформляют на конкретного сотрудника из кадров — со склада позиция списывается, за человеком начинает числиться. Дата проставляется сама. Размеры, должность и дата приёма лежат в карточке сотрудника, их не нужно выяснять заново каждый сезон.
Из этих движений и получается то, что просит инспектор: кто, что и когда получил, что вернул, что за ним осталось. Список по сотруднику печатают и подшивают в дело. Роли и права разделяют доступ: кладовщик работает со складом своего объекта, прораб видит своих людей, бухгалтерия — суммы.
Подписание документов через КЭП и мобильное приложение пока в разработке, так что полностью электронный учёт по Правилам сегодня не закрыть: подпись работника собирают на распечатке. Но выдача, остатки и даты живут в одной базе, а не в тетради и файле одновременно.
Частые вопросы
Нужна ли карточка, если в компании пять человек? Нужна. Обязанность обеспечить работников СИЗ и вести учёт выдачи от численности не зависит. ИП с одним сварщиком заполняет карточку по тому же образцу, что и трест.
Можно ли вести карточку только в электронном виде, без бумаги? Правила это разрешают, но получение должен подтвердить сам работник — электронной подписью или другим способом идентификации. Таблица в Excel без подписи под это не подходит, её придётся распечатывать и подписывать.
Нужна ли отдельная карточка на дежурные СИЗ? Да. Для СИЗ, закреплённых не за человеком, а за рабочим местом — диэлектрические перчатки на подстанции, страховочная привязь на бригаду — в Правилах предусмотрен свой образец карточки учёта выдачи дежурных СИЗ.
Что писать в графе с сертификатом или декларацией соответствия? Номер из документа поставщика. Он приходит вместе с партией: в УПД, в копии декларации или на ярлыке изделия. Записывать надо номер той партии, которую действительно выдали: если через полгода приехала другая партия, номер в новых строках будет другим.