Куда девается инструмент
Пропажа инструмента почти никогда не выглядит как кража. Болгарку взял монтажник, дорезать профиль на третьем этаже, оставил там на ночь, утром её нет; кто держал её последним, никто не помнит. Перфоратор уехал с бригадой на соседний объект, потому что «там сроки горят», и остался в чужой бытовке. Нивелир отдали субподрядчику под честное слово, субподрядчик закрыл свой этап и уехал.
К концу сезона ручного инструмента на объектах заметно меньше, чем покупали, а на складе лежит стопка чеков и тетрадь, в которой последняя запись сделана в апреле.
Второй вид потерь тише и виден только в графике. Утром звено ждёт УШМ, потому что вчера её унесли на другую секцию. Ждут не пять минут: сначала ищут, потом звонят прорабу, потом прораб звонит кладовщику, кладовщик уехал за трубой. Эти часы никто не увидит в отчёте — они разойдутся по фонду оплаты труда как обычные отработанные.
Есть и третий вид: инструмент, который у компании есть, но о нём никто не знает. Снабженец покупает второй лазерный уровень, потому что первый числится «где-то на Ленинградке, у Сергея вроде».
Подпись под накладной решает больше, чем замок на вагончике
Разговор об учёте почти всегда упирается в один вопрос: можно ли взыскать с работника стоимость пропавшего перфоратора. Можно, но только если бумага оформлена до того, как инструмент пропал, а не после.
Основание общее: по статье 238 ТК РФ работник возмещает работодателю прямой действительный ущерб, а статья 241 ТК РФ ограничивает это возмещение средним месячным заработком работника, если случай не относится к полной материальной ответственности.
Полная ответственность перечислена в статье 243 ТК РФ. Пункт 2 части первой: недостача ценностей, вверенных работнику на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу. «Разовый документ» — это и есть накладная на выдачу инструмента, подписанная тем, кто его взял. Не тетрадь без подписей и не сообщение в чате, а лист с наименованием, инвентарным номером и подписью.
Письменный договор о полной материальной ответственности (статья 244 ТК РФ) можно заключить не с каждым: перечень должностей и работ утверждён постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Кладовщик в перечне есть, каменщик — нет. С рабочими поэтому работает именно выдача под подпись по разовому документу.
Дальше порядок действий. Статья 247 ТК РФ обязывает работодателя до решения о взыскании провести проверку, установить размер ущерба и причину и истребовать у работника письменное объяснение; если работник отказывается, составляется акт. По статье 248 ТК РФ взыскать распоряжением работодателя можно не позднее месяца со дня окончательного установления размера ущерба и только если сумма не превышает среднего месячного заработка, иначе остаётся суд. Статья 138 ТК РФ ограничивает удержания при каждой выплате: по общему правилу не более 20 % заработной платы.
Форма накладной может быть своя. Формы первичных учётных документов утверждает руководитель экономического субъекта — часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Важно, чтобы в документе были дата, наименование, что именно выдано, кому и подпись.
Тетрадь, таблица и система: где что ломается
| Что сравниваем | Тетрадь у кладовщика | Таблица в Excel | Учёт в системе |
|---|---|---|---|
| Кто вносит запись | Кладовщик, когда дойдут руки | Кладовщик или прораб, каждый в своей копии файла | Тот, кто выдаёт, в момент выдачи |
| Видно ли, где конкретный перфоратор | Только если пролистать назад и разобрать почерк | Если файл вели без пропусков | Карточка единицы с историей движений |
| Смена кладовщика | Новый начинает новую тетрадь | Файл присылают в почте, версий уже четыре | Записи остаются, меняются права доступа |
| Спор с работником | Запись есть, подписи нет — доказать вверение трудно | Строка в файле, подписи нет | Накладная печатается и подписывается |
| Где ломается | Тетрадь мокнет, теряется, остаётся в вагончике на закрытом объекте | Двое правят разные копии, к декабрю никто не знает, какая верная | Если выдачу не внесли, записи не будет — дисциплина всё равно нужна |
Последняя строка важнее остальных. Ни один способ не работает, если инструмент выдают «пока так, потом запишу». Учёт держится на одном правиле: без записи инструмент из склада не выходит.
Что должно быть записано про каждую единицу
Инвентарный номер, свой собственный, нанесённый на корпус: гравировка, ударное клеймо или бирка с номером. Краской писать бесполезно, сотрётся за месяц работы по бетону.
Наименование и модель. «Перфоратор» без модели невозможно найти в списке из сорока позиций, а при споре нечего предъявить.
Серийный номер с шильдика — единственное, что свяжет найденный инструмент с вашей компанией, если он всплывёт на рынке или у бывшего сотрудника.
Дата покупки, документ прихода и цена. От цены считается размер ущерба, а без документа прихода бухгалтерия не поставит инструмент на учёт и не спишет его потом.
За кем числится сейчас — за человеком, а не за бригадой. Запись «выдано бригаде Ахметова» означает, что инструмент не числится ни за кем: с бригады взыскать нельзя, ответственность в трудовом праве персональная.
Объект, на котором инструмент находится. При закрытии объекта прораб сдаёт не только КС-2, но и список того, что уехало на площадку и не вернулось.
Состояние и ремонты. Инструмент, который трижды ездил в сервис, проще списать, чем чинить в четвёртый раз, — но увидеть это можно, только если ремонты записаны.
Срок поверки для всего, что измеряет: нивелиры, лазерные уровни, динамометрические ключи. Просроченная поверка всплывает в самый неподходящий момент, когда заказчик оспаривает геометрию.
И пересчёт. Хотя бы раз в квартал, обязательно при смене кладовщика и при закрытии объекта. Инвентаризация раз в год, когда половина бригад уже разъехалась, показывает только сумму убытка.
Как это устроено в STROICON
Склад ведёт карточки позиций. Приход оформляется по накладной от поставщика, дальше инструмент выдают сотруднику или перемещают между складом и объектом. У каждой единицы остаётся история движений: когда пришла, кому выдана, куда уехала, когда вернулась.
Сотрудники в складе — те же, что в кадрах и в табеле. «За кем числится болгарка» и «кто выходил на объект в этот день» — это один человек в одной базе, а не две разные таблицы, которые потом сводит бухгалтер.
Объекты связаны со складом: видно, что числится на площадке и что с неё не вернулось при закрытии.
Права разграничены по ролям: кладовщик работает со складом, прораб видит свой объект, руководитель — все объекты и остатки. Заявку на новый инструмент оформляют в закупках вместо звонка снабженцу, а финансы показывают, сколько за квартал ушло на инструмент и по каким объектам.
Теперь честно про то, чего пока нет. Мобильного приложения нет: записи вносят с компьютера или с планшета через браузер. Сканирование штрихкодов телефоном на площадке, камеры, интеграция с 1С, автоматический разбор УПД и подписание через КЭП находятся в разработке. Накладная на выдачу пока печатается и подписывается ручкой, а подписанный лист хранится у кладовщика — он и понадобится, если дойдёт до удержания.
Что спрашивают
Можно ли вычесть стоимость пропавшей болгарки из зарплаты? Сначала нужно провести проверку и получить письменное объяснение работника (статья 247 ТК РФ). Если сумма не превышает среднего месячного заработка, взыскание оформляют распоряжением работодателя не позднее месяца со дня установления размера ущерба (статья 248 ТК РФ). Удерживать при каждой выплате можно по общему правилу не более 20 % зарплаты (статья 138 ТК РФ). И всё это работает, только если есть документ, по которому инструмент был вверен работнику.
Нужно ли заключать договор о полной материальной ответственности со всеми рабочими? Со всеми нельзя. Такие договоры заключают только с теми, чьи должности и работы входят в перечень, утверждённый постановлением Минтруда России от 31.12.2002 № 85: кладовщик туда входит, монтажник или каменщик нет. Для рабочих остаётся выдача по разовому документу под подпись, о которой говорит пункт 2 части первой статьи 243 ТК РФ.
Обязательно ли использовать унифицированные формы МБ-2 и МБ-7? Нет. Формы первичных документов утверждает руководитель организации — часть 4 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Можно взять старые формы как основу, можно сделать свою накладную, если в ней есть обязательные реквизиты. Отдельные исключения по формам установлены для кассовых документов, к инструменту они отношения не имеют.
Как считать расходники — диски, буры, свёрла? Поштучно их вести не окупается: карточка на каждый отрезной круг съест больше времени кладовщика, чем стоит сам круг. Расходники обычно списывают на объект или на бригаду по норме за период, а отдельно считают то, что стоит заметных денег и живёт дольше месяца. Границу между единицей учёта и расходником компания устанавливает сама, но её стоит зафиксировать письменно, иначе каждый кладовщик проведёт её по-своему.